Beleid fotografie, videografie en media-accreditatie

Lichtstad Open

1. Doel van dit beleid

Lichtstad Open verwelkomt fotografen, videografen, media en content creators die bijdragen aan de promotie van de sport en het evenement. Om de veiligheid, doorstroming, wedstrijdorganisatie en commerciële belangen van deelnemers, bezoekers, sponsors en de organisatie te beschermen, gelden onderstaande richtlijnen voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal tijdens het evenement.

2. Bezoekers en deelnemers

Bezoekers, coaches, begeleiders, familieleden en deelnemers mogen foto’s en video’s maken voor persoonlijk gebruik.

Toegestaan:

• Foto’s en video’s met mobiele telefoons.
• Fotografie voor privégebruik.
• Social media content van eigen deelname of bezoek.
• Fotografie en videografie vanaf de tribunes en publieksgebieden.

Niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de organisatie:

• Het betreden van wedstrijdgebieden, podiumzones, backstagegebieden of andere afgeschermde ruimtes voor fotografie of videografie.
• Commerciële fotografie of videografie.
• Verkoop van foto’s, video’s of andere media.
• Het actief werven van klanten tijdens het evenement.
• Gebruik van professionele verlichting, grote statieven of andere apparatuur die deelnemers, bezoekers of officials kan hinderen.

3. Locaties waar fotografie en videografie is toegestaan

Voor bezoekers, deelnemers, coaches en begeleiders geldt dat fotografie en videografie uitsluitend is toegestaan vanaf de tribunes en de daarvoor aangewezen publiekszones.

Het fotograferen of filmen vanaf of direct naast het podium, vanuit wedstrijdzones, juryzones, backstagegebieden of andere afgeschermde locaties is uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van de organisatie.

Personen met toestemming dienen te allen tijde:

• De aanwijzingen van officials op te volgen.
• De aanwijzingen van medewerkers van Lichtstad Open op te volgen.
• De doorgang voor deelnemers, juryleden en medewerkers vrij te houden.
• Geen hinder te veroorzaken voor wedstrijden, presentaties of bezoekers.

De organisatie kan op ieder moment aanvullende aanwijzingen geven of de toegang tot bepaalde gebieden beperken.

4. Media-accreditatie

Journalisten, redacties, sportmedia, lokale media, bondsmedia en andere persorganisaties kunnen een media-accreditatie aanvragen.

Media-accreditaties worden uitsluitend verstrekt na beoordeling en goedkeuring door de organisatie.

De organisatie behoudt zich het recht voor een aanvraag zonder opgaaf van redenen te weigeren.

Een media-accreditatie geeft uitsluitend toegang tot de gebieden waarvoor toestemming is verleend.

5. Commerciële fotografie en videografie

Onder commerciële fotografie en videografie wordt onder meer verstaan:

• Het aanbieden of verkopen van foto’s of video’s aan deelnemers, bezoekers of derden.
• Het uitvoeren van betaalde fotoshoots of videoshoots.
• Het produceren van content voor opdrachtgevers, sponsors, coaches of bedrijven.
• Het actief promoten van fotografie- of videodiensten tijdens het evenement.
• Het verzamelen van beeldmateriaal met commerciële doeleinden.

Voor commerciële activiteiten is voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie vereist.

Het uitvoeren van commerciële activiteiten zonder toestemming is niet toegestaan.

6. Officiële media en fotografie

Lichtstad Open investeert actief in professionele media- en contentvoorzieningen voor deelnemers, bezoekers, sponsors en sportbonden. Hiervoor werkt de organisatie samen met officiële fotografen, videografen en mediapartners.

Doors Photography verzorgt als medeorganisator van Lichtstad Open onder andere professionele evenementfotografie, deelnemersshoots, promotionele fotografie en overige media-uitingen ten behoeve van het evenement.

Daarnaast kunnen door de organisatie andere officiële fotografen, videografen en mediapartners worden aangewezen voor specifieke onderdelen van het evenement.

Om de kwaliteit, veiligheid, doorstroming en commerciële belangen van het evenement te waarborgen, kunnen commerciële media-activiteiten worden beperkt tot door de organisatie goedgekeurde partijen.

7. Officiële partners en leveranciers

Lichtstad Open werkt samen met officiële fotografen, videografen, mediapartners en contentleveranciers.

Deze partners kunnen aanvullende rechten, toegang of werkzaamheden uitvoeren in opdracht van de organisatie.

De organisatie behoudt zich het recht voor commerciële activiteiten die rechtstreeks concurreren met officiële partners te beperken of te weigeren.

8. Gebruik van beeldmateriaal door Lichtstad Open

Door deelname aan of bezoek aan Lichtstad Open stemt men ermee in dat foto’s en video’s waarop men zichtbaar is kunnen worden gebruikt voor:

• Promotie van Lichtstad Open.
• Verslaglegging van het evenement.
• Websites, social media en drukwerk.
• Presentaties, advertenties en marketinguitingen.
• Communicatie van sponsors en officiële mediapartners van Lichtstad Open.

Indien iemand bezwaar heeft tegen specifiek gebruik van beeldmateriaal kan hierover contact worden opgenomen met de organisatie.

9. Sancties

Bij overtreding van dit beleid kan de organisatie:

• Een waarschuwing geven.
• Toegang tot bepaalde gebieden ontzeggen.
• Een accreditatie intrekken.
• De betreffende persoon verwijderen van het evenement.
• Toekomstige accreditatieaanvragen weigeren.

Besluiten van de organisatie zijn bindend.

10. Contact

Voor vragen over media, communicatie, fotografie, videografie, media-accreditatie of commerciële activiteiten kan contact worden opgenomen met Frank Zegers, contactpersoon voor media en communicatie namens Lichtstad Open.